Autor: Perfecta Instytut Kadr i Płac sp. z o.o.

Dzień dobry, poniżej przesyłam swoje uwagi do  publikacji: "Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”

1. Na stronie 22 poradnika  w punkcie 4.1. widnieje „stary” katalog danych, obowiązujący przed zmianą z dnia 4 maja 2019 r., pozyskiwanych od pracownika.

2. Na stronie 26 punkt 4.1.3. wydaje się być zbędny, z wagi na nowelizację ustawy o ZFŚS także z dnia 4 maja 2019 r., która to wprowadziła do art. 8 odpowiednie ustępy dotyczące dokumentowania sytuacji życiowej, rodzinnej i bytowej oraz określiła zasady przetwarzania danych osooszowych związanych z obsługą wniosków dotyczących ZFŚS.

3. Ta problematyka nie została opisana w poradniku, jednak uważam, że powinna zostać poruszona. Mianowicie bardzo dużym problemem w zakresie przetwarzania danych osobowych jest kwestia danych osobowych pracownika zastępowanego i podawanie tych danych w treści umowy o prace z pracownikiem zastępującym. Skoro umowa na zastępstwo jest zawierana w celu zastępstwa nieobecnego pracownika to nasuwa się pytanie czy w umowie tej należy podać dane identyfikujące osoby zastępowanej. Pytanie to jest bardzo trafne, ponieważ umowa ta w oderwaniu od absencji konkretnego pracownika po prostu nie istnieje. Żaden pracodawca nie może po prostu zawrzeć umowy na zastępstwo tak jak każdej innej umowy. W konsekwencji można wskazać, że umowa ta ogranicza swobodę kontraktowania. Ma to swój określony cel, aby po prostu pracownik wykonujący pracę na zastępstwo nie pracował za tzw. martwą duszę. Takie sytuacje często zdarzają się w oświacie. Nauczyciel zatrudniany jest w każdym kolejnym roku szkolnym za innego nauczyciela. W jednym roku za nauczyciela języka polskiego, w kolejnym matematyki etc. Czasami dochodzi do takiej sytuacji, że po latach szafowania  stanowiskami nauczycieli, których zastępuje pracownik okazuje się, że nie ma już żadnej osoby nieobecnej. A więc nauczyciel pracujący na zastępstwo pracuje za nikogo, co jest niedopuszczalne. W związku z możliwością nadużycia prawa przez pracodawcę nasuwa się pytanie czy w umówię na zastępstwo powinno się wskazać dane pracownika, który jest nieobecny. W tym zakresie można znaleźć sprzeczne stanowiska. Prezes UODO, który jest następcą GIODO wskazał: „(…) Zgodnie z art. 6 ust. 1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do: wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Wskazać należy, że art. 29 § 1 (1) Kodeksu pracy nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w ww. art. 6 ust. 1 RODO. W ocenie Prezesa UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679), w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia z punktu widzenia ochrony danych osobowych”. GIODO wcześniej wskazywał: „(…) Pracodawca jako administrator danych powinien wykazać się podstawą przetwarzania danych osobowych, w tym przypadku chodzi o wskazanie w umowie o pracę danych osobowych osoby zastępowanej. Biorąc pod uwagę, że administratorem danych jest pracodawca, opisywaną kwestię rozpatrywać należy w kontekście przepisów kodeksu pracy, który ma pierwszeństwo stosowania. Ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się bowiem jedynie w zakresie nieuregulowanym w kodeksie pracy. Ten zaś w sposób ogólny określa, że “umowę o pracę zawiera się na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy. Jeżeli zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności”. Wynika z tego, że ustawodawca pozostawił pracodawcy (czyli administratorowi danych) możliwość kształtowania umowy o pracę w dowolny sposób (poza niezbędnymi elementami wskazanymi w art. 29 k.p.). Gdy podaje dane osobowe osoby zastępowanej, powinien wskazać konieczność/niezbędność podania tych danych. Ponadto zauważyć należy, że takie rozstrzygnięcia nie pozostają w kompetencji GIODO. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 2 marca 2001 r. (II SA 401/00). Wskazał w nim m.in., że: “(…) generalny inspektor (…) nie jest organem kontrolującym ani nadzorującym prawidłowość stosowania prawa materialnego i prawa procesowego w sprawach należących do właściwości innych organów, służb czy sądów, których orzeczenia podlegają ocenom w toku instancji czy w inny sposób określony odpowiednimi procedurami”.Pismo z dnia 9.02.2010 r., wydane przez: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Wpisywanie danych nieobecnego pracownika w umowie na zastępstwo, Rzeczposp. DF 2010, nr 40, str. 3.

Jest to stanowisko, które stoi w jawnej sprzeczności z wcześniejszymi poglądami organów (zostały one wskazane powyżej). Często jest ono opierane na wyroku TSUE z 24 czerwca 2010 r. (Sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA, gdzie Trybunał Sprawiedliwości UE wskazał, że umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia umowy i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego. Jednak  brak wskazania konkretnej osoby, która jest zastępowana daje asumpt do nadużyć ze strony pracodawcy. Dlatego obecnie obowiązujące stanowisko należałoby zrewidować i uaktualnić. 

4. Kolejnym problemem, który w kontekście danych ponadwymiarowych nie został poruszony w Poradniku jest kwestia pozyskiwania aktów stanu cywilnego do potwierdzenia zdarzeń, które uprawniają pracownika do urlopu okolicznościowego. Gdy zaczęło obowiązywać w naszym kraju RODO- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.)], świat kadrowy obiegła informacja że niezgodnym z prawem jest pobieranie i kserowanie, a następnie przechowywanie aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa i zgonu) w aktach osobowych potwierdzające prawo do urlopu okolicznościowego. Wiąże się to z faktem, że w aktach stanu cywilnego pojawiają się dane tzw. ponadwymiarowe, np. w akcie małżeństwa są podane dane rodziców małżonków i nazwiska panieńskie matek małżonków. 

W związku z tym w świecie kadrowym pojawiła się teoria, aby akt stanu cywilnego pracownik przedstawiał jedynie do wglądu i jego numer wpisał we wniosku o urlop okolicznościowy. Praktykę tą należy uznać za błędną. Wynika to z dwóch okoliczności:

1. Pracownik nie zawsze będzie w posiadaniu aktu stanu cywilnego. Wynika to z zawartego katalogu zdarzeń, na które przysługuje zwolnienie od pracy. Urlop okolicznościowy przysługuje z uwagi na zgon i pogrzeb teścia i teściowej. Zgodnie z art. 61 (8) § 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1359), z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem a krewnymi drugiego małżonka. Trwa ono mimo ustania małżeństwa. A więc urlop okolicznościowy będzie przysługiwać w przypadku zgonu i pogrzebu byłych teściów. Czy w takim wypadku pracownik uzyska akt zgonu? Niekoniecznie. Może okazać się, że rozstał się z byłym małżonkiem w nie do końca dobrych relacjach, a co z a tym idzie nie zostanie przekazany mu akt zgonu teścia lub teściowej. To samo tyczy się urlopu okolicznościowego z uwagi na zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką, a więc osoby obcej pod względem prawnym. Przykład: Pracownik opiekuje się sąsiadem, który jest samotny i schorowany. Po jego śmierci uczestniczy w pogrzebie, ale nie uzyskuje aktu zgonu, ponieważ ze Stnaów Zjednoczonych przyleciał syn, który nie interesował się ojcem przez 20 lat i nie zgadza się na przekazanie kopii aktu zgonu swojego ojca “obcej osobie”- sąsiadowi.
2. Nawet jeśli pracownik poda numer aktu stanu cywilnego to pracodawca nie ma możliwości zweryfikowania oświadczenia złożonego we wniosku oraz uzyskania aktu z USC. Na podstawie art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.) odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań. „Należy pamiętać, że interes prawny musi wynikać z konkretnego stosunku prawnego i mieć swoje umocowanie w przepisach prawa materialnego” (I. Basior [w:] A. Czajkowska, D. Sorbian, I. Basior, Prawo o aktach stanu cywilnego z komentarzem. Przepisy wykonawcze i związkowe oraz wzory dokumentów, Warszawa 2015, art. 45). Uważam, że ewentualne ustalenie prawa do urlopu okolicznościowego w wymiarze 1 lub 2 dni nie jest jeszcze interesem prawnym, aby pracodawca uzyskał odpis aktu stanu cywilnego z USC, który i tak musiałby opłacić. 

Powinno pobierać się oświadczenie pracownika o okolicznościach uprawniających go do urlopu. Dopiero w przypadku ewentualnych wątpliwości, co do tego prawa pracodawca może zażądać udokumentowania tychże okoliczności (zob. art. 22 (1) § 5 kp).

5. Odnosząc się do punktu 4 należałoby także jasno odpowiedzieć na pytania dotyczące dokumentowania prawa do praw majątkowych w ramach uproszczonego dziedziczenia z art. 63 (1) § 2 kodeksu pracy, np. małżonka i np. dzieci. Odpowiedź na to pytanie odnosiłaby się także do dokumentowania wygaśnięcia stosunku pracy wskutek śmierci pracownika.